PARTICIPAÇÃO EM REUNIÕES
Como você participa de reuniões? Falante e participativo? Opinando sobre todos os assuntos? Ou calado e atento a tudo o que se fala? Ou ainda observando para falar depois que todos falam? Reuniões são normalmente cansativas, mero exercício de bajulação e, por vezes, com debates inúteis.
Numa reunião é comum ocorrer (em):
– debates de temas que fogem aos assuntos propostos;
– a conversa ficar restrita a 2 ou 3 pessoas mais falantes;
– opiniões absurdas e inexequíveis;
– vontade de impor-se por parte de alguns, que pretendem mostrar-se líderes ou inteligentes.
Fugir ao assunto agendado ocorre mesmo no encontro de duas pessoas, do cliente com o profissional. Ainda mais se o cliente encontra no profissional pessoa sincera, boa ouvinte e educada. Só que o cliente esquece que o tempo do profissional é valioso e que ele tem outros clientes e outras obrigações. Esquece que tempo é dinheiro, mormente para o profissional liberal.
Experiências em reuniões, de comparecimento obrigatório, podem ser tediosas e desgastantes, ainda mais para pessoas objetivas e práticas que têm a agenda cheia.
Uma pessoa quieta em reuniões merece ser observada, mais que as falantes e agitadas.
ATENTOS E CALADOS
Artigo da jornalista Pilita Clark, do Finantial Times, cita exemplos de pessoas caladas em reuniões. O principal conselheiro do atual presidente dos Estados Unidos, Mike Donilon, tem por hábito permanecer em silêncio até o final de uma discussão, momento em que ele emite sua opinião, que é geralmente acatada pelo presidente Joe Biden.
Dick Cheney, considerado por muita gente como o vice-presidente mais poderoso dos Estados Unidos (2001 a 2009, quando o presidente era George W Bush), mantinha seus pensamentos e sentimentos somente para si e raramente falava em reuniões, mas não deixava escapar nenhum comentário.
Existe quem acha que falar muito em reuniões mostra inteligência e capacidade de liderança. Falar coisas desimportantes e fora do contexto é mero exercício de tagarelice. Falar de assuntos fora da agenda é desrespeito para com o tempo dos demais.
CUSTO DE REUNIÕES
O exercício da tagarelice em reuniões tem custo elevado. Em termos de gasto de dinheiro (os diretores têm os salários mais altos), de gasto do tempo das pessoas envolvidas e do desgaste provocado nos demais participantes.
A fim de verificar se a reunião foi produtiva, experimente perguntar-se ao final da reunião; 1- e dai?; 2 – o que foi falado de importante?; 3 – o que fulano disse de interesse?; 4 – quais assuntos da reunião me interessaram?; 4 – por que fui convocado para a reunião?; 5 – que foi decidido de importante para o meu setor?; 6 – que foi decidido de importante para todos os participantes?
DIRIGENTE DE REUNIÕES
O organizador e/ou o dirigente da reunião têm que ter controle sobre o seu andamento. Antes da reunião, deve definir antecipadamente os assuntos a serem tratados. Durante a reunião, não deve permitir conversas paralelas e nem opiniões fora do tema tratado. Deve também pedir a opinião de cada um por vez. Deve aguardar a opinião de todos e escolher as opções a serem propostas para a decisão. De maneira direta, prática e objetiva. Para isso, terá que ser disciplinador e exigente.
Minorias ruidosas que dominam reuniões pouco ou nada acrescentam.
Uma boa proposta para reuniões é deixar que os participantes exponham suas ideias antecipadamente em um quadro ou envelope, sem identificação do autor. Isso poderá diminuir a tentativa de projeção pela vaidade.
OBJETIVIDADE
Melhor falar pouco e objetivamente aquilo que for essencial para a empresa ou para o grupo. O que faz diferença em reuniões é dizer algo quando se tem algo realmente importante e de interesse do grupo a ser dito.
Respeitar os ouvidos, o tempo e a inteligência alheia só faz bem a quem fala e a quem ouve.
2 Comentários
Sempre senti isso na maioria das reuniões que participei durante minha vida profissional e olha que não foram poucas, por esse Brasil a fora. Concordo com tudo que foi dito, principalmente com a afirmação que uma boa reunião, depende de quem a preside.
Parabéns! Ja estive em reuniões assim. Muito se fala e pouco se aproveita. Fogueira das vaidades.