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Quando ouvi falar de “metodologias ágeis” pela primeira vez confesso que imaginei algo bem distante da minha realidade. Até que decidi adaptá-las a minha rotina. E deu certo.
Práticas de gestão
Era 2005 e eu participava do Prêmio Mineiro da Qualidade como avaliadora.
Em palestra, uma das empresas que participaram do Prêmio apresentou práticas de gestão que usava no dia a dia: Scrum, Kanban e MVP (Minimum Viable Product) como se fossem ferramentas mágicas capazes de resolver qualquer problema em equipes de tecnologia.
A princípio, achei interessante, mas estranhamente complexo para minha rotina pessoal. Afinal, eu não trabalhava em startup cheia de programadores, tampouco estava desenvolvendo software revolucionário.
Porém, quanto mais eu ouvia, mais me dava conta de que a essência dos métodos ágeis poderia ser aplicada em qualquer contexto — até no meu dia a dia, em que eu tentava conciliar trabalho, estudos, família, lazer e projetos pessoais, tudo ao mesmo tempo.
Voltei para casa com a pulga atrás da orelha: “Será que daria certo organizar minhas tarefas com um quadro Kanban, por exemplo?” Lembro que no dia seguinte, quando abri meu computador, me deparei com um turbilhão de pendências: responder e-mails, concluir relatório importante para um cliente, verificar a agenda de reuniões da semana, sem falar nas atividades da casa e nos cuidados comigo mesma, que viviam ficando para depois. Então, decidi testar as práticas de gestão ou pelo menos uma delas.
Inseri as práticas em minha rotina
Criei um quadro simples, dividido em três colunas: “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Listei as tarefas em pequenos post-its virtuais — cada cor representava uma área diferente: trabalho, casa, estudos, saúde. Assim, eu conseguia visualizar melhor a pilha de responsabilidades e entender o que estava travando o meu progresso.
Nos primeiros dias, percebi que, ao invés de me sentir mais sobrecarregada, aquele quadro Kanban me ajudava a enxergar o que realmente precisava de atenção imediata e o que poderia esperar. Foi como se eu tivesse dado um zoom out na minha vida, transformando a sensação de caos em algo administrável.
Sempre que concluía uma tarefa, deslocava o post-it para a coluna “Concluído” e, a cada movimento, sentia a satisfação de estar avançando. Não vou dizer que se tornou tudo perfeito da noite para o dia, mas a simples atitude de visualizar meu fluxo de atividades diminuiu muito o drama das pendências acumuladas.
Outra descoberta veio quando conheci o conceito de “sprints” do “Scrum”. Em termos de startups, “sprint” é o período curto, geralmente de duas ou três semanas, em que a equipe foca em metas muito específicas. Pensei comigo: “Que tal fazer isso com os meus projetos pessoais?”
Em vez de tentar abraçar o mundo, eu começaria a definir pequenos ciclos de esforço concentrado. Cada sprint teria um objetivo claro, como terminar de ler um livro específico, criar novo conteúdo para o meu trabalho ou mesmo organizar a bagunça no armário que me atormentava havia meses. Para cada sprint, eu estipulava tarefas viáveis dentro do prazo definido. Ao fim de duas semanas, revia o que deu certo, o que poderia melhorar e, então, planejava o próximo ciclo.
Resultados
O resultado foi surpreendente. Mais do que cumprir tarefas, passei a ter a sensação de evolução contínua. Eu conseguia comemorar pequenas vitórias e corrigir a rota nos pontos em que falhava, sem cair no perfeccionismo paralisante.
Percebi que, aos poucos, estava construindo relação mais amigável com as minhas metas. Não se tratava de me cobrar resultados inatingíveis, mas de estabelecer acordos honestos comigo mesma e entregar valor — mesmo que fosse em doses modestas.
Para complementar, adotei os OKRs (Objectives and Key Results) de maneira informal: definia o Objetivo (o “O”) para o mês, algo inspirador, porém tangível — por exemplo, “fortalecer meu networking profissional” — e listava 2 ou 3 Resultados-Chave (os “KRs”) que me ajudariam a medir se eu estava progredindo. No caso do networking, poderia ser: “participar de pelo menos dois eventos do setor” ou “agendar conversas com três potenciais parceiros”. Assim, mantinha a noção clara do que era prioridade naquele período, sem criar metas impossíveis e sem me perder em detalhamentos desnecessários.
Direção e clareza
Com o tempo, percebi que esses conceitos de “startup” — Kanban, Scrum, OKRs — não são só para empresas de tecnologia; eles funcionam como bússola para quem precisa de direção, clareza e flexibilidade na rotina.
Deixei de tentar planejar tudo rigidamente para o ano inteiro e passei a trabalhar em ciclos menores, o que me permitiu ajustar o plano sempre que algo mudava ao meu redor — e mudanças são constantes. Essa abordagem diminuiu meu estresse e, de quebra, me trouxe a sensação de que eu estava realmente no controle sem me afundar em burocracias ou cobranças excessivas.
O mais importante dessa jornada foi perceber que o “Planejamento Ágil” não é sobre acelerar desenfreadamente: é sobre manter o ritmo certo em cada momento.
Ritmo
Às vezes, vale a pena desacelerar para avaliar o caminho, realinhar as prioridades e até mesmo deixar de lado projetos que não fazem mais sentido. Isso é “Gestão sem Drama” na prática: saber que não precisamos abraçar metodologias complexas para termos a vida organizada e saber que o essencial é adotar ferramentas que facilitem o fluxo de tarefas e metas, sem perder a leveza e a possibilidade de adaptação.
Hoje, quando alguém me pergunta como consigo dar conta de tantas coisas, respondo que não vivo mais tentando “equilibrar pratos” — prefiro criar um sistema simples, com pequenas metas em sprints, post-its coloridos no Kanban e objetivos mensais amarrados a resultados-chave que realmente importam. Se algo sai dos eixos, faço a retrospectiva, ajusto o processo e sigo em frente. Sem drama, sem culpa e com mais energia para focar no que realmente importa.
Então, se você está se sentindo sufocada pelos compromissos, experimente trazer o planejamento ágil para a sua rotina. Comece definindo pequenas metas semanais, experimente visualizar suas tarefas em colunas de “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”, e não se esqueça de celebrar cada avanço.
Afinal, a vida não precisa ser um caos de post-its soltos ao vento: com um pouco de organização — e um toque de metodologia ágil — podemos transformar nossos dias em ciclos de evolução constante, com mais foco, flexibilidade e resultados reais.
